Sok vállalat bajban lehet, ha nem változtat!

A vállalatok irányításának átalakulása a koronavírus után/közben.

 Magyarországon majdnem fél millió regisztrált vállalkozás van, azonban még mindig nem elegen működnek 21. századi módon, digitálisan. A koronavírus megjelenése most még inkább rámutatott: a cégvezetőknek át kell gondolniuk mikor és hogyan indítják el a digitális és stratégiai trendek fejlesztéseit a gördülékenyebb munkafolyamatokért– véli Virág Levente, a magyar KKV-k digitális vállalatirányítási rendszereit fejlesztő Online-ERP Kft. cégvezetője.

 A koronavírus berobbanása és a social distancing váratlanul érte a munkahelyek működését. Hogyan tudnak alkalmazkodni a magyar cégek az új digitális valósághoz?

Ez a változás mindig is elkerülhetetlen volt, sőt, amióta a belga fejlesztésű Odoo hivatalos magyarországi partnerei vagyunk, folyamatosan indítványozzuk, hogy a vezetők térjenek át a papíralapú működésről a digitális szoftverek intelligens, automatizált megoldásaira. Valahogy nincs kellőképpen a köztudatban, hogy egy profi rendszerrel nem csak a csapatok munkája lenne egyszerűbb, de a cég idejét és pénzügyi forrásait is át lehetne csoportosítani a fontosabb ügyekre. Márciustól kezdve a mindennapi kommunikáció és a napi feladatvégzés hirtelen megváltozott és ez egyértelműen rávilágított azokra a digitális és logisztikai kihívásokra, amelyekre a vállalatoknak már rég fel kellett volna készülnie. Távmunka, online adatfeldolgozás és projektkövetés, online számlázás, hogy csak egy párat említsek azokból az elengedhetetlen innovációkból, amelyek ügyfeleink számára már napi rutinná váltak.

Most így szeptemberre már az „ódzkodó” vezetők is látják, stratégiát kell váltani ahhoz, hogy benne maradjanak a piaci körforgásban és ne veszítsék el ügyfeleiket. Hiszen a jövő forgatókönyveiben az eddiginél is nagyobb prioritást kap a digitalizáció.

Kézenfekvő lenne azt mondani, hogy a vírus berobbanása teljesen felfordította a magyar vállalatok életét, de én azt mondanám, hogy az utóbbi hónapok válsága inkább csak megkongatta a vészharangot.

Számos KKV-val kapcsolatban állunk és azt tapasztaltuk, hogy amelyik vállalkozás adminisztrációja már eleve a felhőben zajlott, sokkal „könnyebben” vészelte át a karanténos időszakot. A saját példánkat tudom legkönnyebben felhozni, azt hiszem 10 perc alatt álltunk át a home office-ra.

Nyilvánvaló, hogy akinek fizikai boltja van, ezt nehezebben teszi meg, azonban ha előtte már rendelkezik kiépített rendszerrel, akkor sokkal gördülékenyebb az online értékesítésre váltás.

Milyen előnye volt azoknak a vállalkozásoknak, akik használnak valamilyen digitális vállalatirányítási szoftvert?

Igen, ez egy fontos kérdés. Kezdjük ott, hogy egy olyan felhasználóbarát, integrált szoftver, mint az Odoo egészen új alapokra helyezi a cég működését, akármilyen szegmensről is beszélünk. Képzeljük el, mennyire megváltozik egy napunk, ha nem kell annyi időt szánni az ismétlődő, adminisztratív teendőkre, az időpont egyeztetésekre, vagy a folyamatos riportolásra.

Egyik ügyfelünknél a teljes értékesítési folyamat automatizálva van, így az ajánlatok teljesen maguktól mennek ki, pedig egyedi, precíziós mérésekkel foglalkoznak.

A reális helyzetfelismerések terén szintén nagy előnye van egy digitális rendszernek, ahol feketén-fehéren látni a folyamatok fázisait és eredményeit.

Nagyon sokat segít, ha egy vezető látja nem csak a piaci réseket, de azokat az apró részleteket is, ami miatt gyengébb lett a teljesítmény.

Vegyünk például egy gyártási folyamatot: mennyire egyszerűsítheti le a munkavégzés ellenőrzését, ha bizonyos parancssorokat (egymás után sorrendben végrehajtandó utasításokat) egy gombnyomással el tudunk végezni? Mondjuk egy egyedi bárkód leolvasásával elindítunk egy gyártó folyamatot, ami egyben megrendeli a hozzávaló anyagokat(alkotóelemeket), lefoglalja a hozzá szükséges gépeket az áruk beérkezési idejére.

Mindezt akár út közben, a mobilunkról.

Mi az oka annak, hogy nem használ minden vállalat ilyen rendszert a folyamataihoz?

 Úgy gondolom, hogy az információ hiánya az elsődleges indok, ami miatt még nem terjedt el úgy az integrált ERP rendszerek használata, mint régen az interneté, a faxé vagy az okostelefoné. Mi pedig fejlesztők vagyunk, a projektjeinkkel telnek a napjaink, ugyanakkor lehetőségeinkhez mérten abszolút fókuszálunk arra, hogy az érdeklődők és az ügyfeleink megfelelő oktatást kapjanak mind online felületeinken, mind pedig személyesen.

Ami közös ügyfeleinkben, és ez is talán válasz a kérdésre, hogy nagyon tudatosan, hosszú távra terveznek, nem csak a rövidtávú célkitűzésekre gondolnak. Ebbe beletartozik az is, hogy folyamatosan képzik magukat nem csak szakmailag, hanem a vállalatok működését érintő trendekben is.

Ha egy vállalat a lehető legjobb akar lenni az adott területen, akkor ez elengedhetetlen. Már pedig ha valaki szenvedélyes a munkája iránt, szereti azt, amit csinál, akkor nem fogja sajnálni erre az időt és az energiát. A fejlődni akarás és a gyakorlatias gondolkodás az egyik nagy különbség azok között, akik használnak ERP rendszereket, és azok között, akik nem.

Az ügyfeleink mind nagyon alaposak és kíváncsiak. Aki pedig kíváncsi pl. a cége működésére, az él a technológiai innovációkkal. Ha lehetőség van olyan részletekbe menően elemezni minden vállalati lépést, ami 15-20 évvel ezelőtt teljesen elképzelhetetlen lett volna, akkor miért ne élnénk vele?

A fejlődés kulcsa ebben rejlik: keresni a lehetőségeket, és állandóan felkészülni egy új forgatókönyvre.

Mi a legjobb dolog az ügyfelekkel való együttműködés során?

Hatalmas inspirációt és motivációt tud adni, amikor egy ügyfél visszajelez, hogy az Odoo használatával megtalálták folyamataikban a gyenge láncszemeket és így jobban értik a teendőket.

Nehéz kiemelni egy dolgot, a csapatunkkal élvezzük az egész folyamatot az egyedi tervezéstől a kész projekt olajozott működéséig. Nagyon jól kiegészítjük egymást. Egyformán, de mégis színesen gondolkodunk, és mind munkamániások vagyunk. Van egy fejlesztőnk, akit néha úgy kell már hazaküldeni, hogy pihenjen végre.

Melyik szegmensnek van leginkább szüksége vállalatirányítási rendszerre? Ugyanúgy releváns a nagy gyártócégek vagy IT szolgáltatók számára, mint egy kis egyéni vállalatnak?

Véleményem szerint a 2 fős vállalkozástól kezdve (ahol már vannak megosztott feladatok és gyakran használnak közös erőforrást) egészen a nagyvállalatokig hasznos az automatizáció és az online adminisztráció. Minden vállalkozásnál, amit a tulajdonosai előre megfontolt pénzkeresési céllal hoztak létre meghatározó, hogy a vezetője tudja hogyan áll, merre tart és aktuálisan hogyan működik az általa irányított cég. Ebből a szempontból teljesen mindegy, hogy egy családi pékségről vagy egy multinacionális biztosító társaságról van szó.

Mit javasolna a cégvezetőknek egy esetleges következő pandémiára?

Úgy gondoljuk a távmunka és a különböző folyamatok automatizálása elengedhetetlenül beépül a mindennapjainkba, így előbb-utóbb a vállalatok koronavírus előtti működése végleg megváltozik. Emiatt mindenképpen azt javasolnám azoknak a cégvezetőknek, akik még tradicionális módon működnek, hogy tesztelgessék, használják az Odoo-t, akár csak pár modullal. Ebben nyugodtan kérjék a segítségünket, minden kötelezettség nélkül.

A weboldalunkon oktatóanyagokat is lehet találni, videó és blog formájában is.

www.online-erp.hu

Nem akarok senkit megijeszteni, de szűkös a határidő az adminisztráció automatizálására, és a munkafolyamatok precíz digitalizálására: hiszen nem kérdés, hogy a vásárlóknak és ügyfeleknek, de még az üzleti partnereknek is alapvető igénye lesz a jövőben a gyors, digitális kapcsolattartásra és az ügyintézésre, a beszerzésről nem is beszélve.

A következő években ki fog derülni melyik vállalkozás az, amelyik nem csak, hogy tudja használni a legújabb digitális eszközöket, de érti is a működésüket így képes kiaknázni az üzleti lehetőségeket. Azok a vállalatok lesznek fölényben, akik előnyükre tudják váltani a digitalizációt, mi pedig pont ezért vagyunk partnereink segítségére.